Теперь поговорим о конкретной и очень простой реализации элементарной системы учета задач и времени, потраченного сотрудниками на их решение.

Сначала хотелось проверить «живучесть» этой идеи и сделать прототип, не затрачивая на его изготовление дополнительных ресурсов. Посему была придумана таблица, в которую ежедневно каждый сотрудник заносил название решаемых задач и работ и сколько времени в часах было потрачено на каждую работу. Задачи сотрудникам ставил устно, а они, потом, формулировали ее самостоятельно в этой таблице. В случае неверного понимания или неточной формулировки это название потом корректировалось.

Что было интересно измерить и понять:

  1. Посчитать во сколько обходится решение каждой задачи;
  2. Какова польза от каждого сотрудника;
  3. Каково качество управления сотрудниками (сколько задач им ставлю, как быстро они решаются, каковы возможности сотрудников);
  4. Каково качество планирования работ (что выгоднее решать несколько задач одновременно или одну за другой);
  5. Сколько ненужных или малозначимых задач и поручений «вываливается» на работников.

Для этого создали следующую электронную таблицу:

Таблица трудозатрат

Теперь осталось организовать начальное заполнение исходных данных и обеспечить ежедневное внесение данных по затратам времени на каждую работу.

Некоторое время ушло на наработку привычки заполнять таблицу в конце прошедшего рабочего дня. Конечно, были трудности по формулировкам задач и поручений, были попытки излишне мельчить/дробить задачи на составные части, но с практикой эта проблема была решена.

Ведение данных в таблице позволило организовать обработку результатов и получение некоторых коэффициентов, которые позволили оценить эффективность организации работы, как каждого сотрудника отдельно, так и отдела.

Очевидно, что относительная точность измерения времени, уходящего на решение конкретной задачи, существенно влияет на точность расчета показателей. Однако, эта точность на первом этапе не очень и нужна. Чем больше интервал времени, за который происходит подсчет показателей, тем более точными становятся их значения.

Теперь о доступе к этой информации. Решая задачу в быстром темпе, было решено не создавать пользовательский интерфейс, а обойтись простейшей передачей по почте (каждое утро) заполненной таблицы по итогам прошедшего дня. Может это не так технологично, красиво и современно, но надо было опробовать идею и не тратить лишних ресурсов. Мне было этого достаточно для проверки работы этой идеи.