Любой бизнес – это система извлечения прибыли. Это основной KPI (ключевой показатель эффективности — если будет интересно поговорим об этом позже) для компаний любого масштаба. Деньги – некая «кровеносная система» предприятия. Её состояние, ритмичность работы, отсутствие «кассовых разрывов» и недостатка оборотных средств и многое другое – все это сильно влияет на ваш бизнес.

В крупных компаниях этими вопросами занимаются огромные подразделения (управления и департаменты). Такие компании могут себе это позволить, да и без мониторинга состояния финансов ничего путного не получится. Тут можно много упоминать разных особенностей, но я хочу остановиться на типичной проблеме для тех, кто не уделяет финансовому планированию и контролю необходимое количество времени и ресурсов.

Вот типичная для SMB (малого и среднего бизнеса) ситуация. Есть компания и активные сотрудники, есть продукт или услуга, есть система организации работ или сбыта, многое чего есть, а прибыль минимальна (это в лучшем случае), а то и работа идет в убыток.

Каким может быть простой выход для прояснения этой ситуации.

1. Владелец сам или с привлечением доверенных лиц разбивает все расходы компании на несколько крупных блоков.

  1. Основная деятельность (производство, сбыт, командировки, маркетинг и подобные процессы);
  2. Содержание сотрудников (ЗП, налоги и прочее);
  3. Инфраструктура (информационные технологии, системы офиса и подобное);
  4. Поддержка бизнеса (хоз. расходы, канцелярия и подобное);
  5. Прочее (все, что невозможно отнести к предыдущим разделам).

2. Владелец дает команду главбуху (кто-то создает и сдает отчеты) за несколько предыдущих лет произвести подсчет приходов и расходов. Результаты выдать за каждый месяц. Расходы сгруппировать по указанным выше группам. При наличии опытного бухгалтера и элементарной системы бухучета такая работа не займет более одной недели.

Примечание: в этом случае лучше сразу создавать базу данных (БД) для облегчения анализа в будущем.

3. А дальше все заинтересованные в процветании бизнеса люди берут эти цифры и начинают разбираться что происходит. Полученные данные (по годам или кварталам) по расходам ранжируются от больших к меньшим. Сразу понятно в каких направлениях стоит начать поиски потерь и резервов (естественно там, где больше затрат). Очень поможет статистика за предыдущие периоды. Показательны значения на единицу продукции, на подразделение и на конкретного работника. Их легко сравнивать и находить сильные и слабые звенья.

4. Если вам сходу не удастся выявить центры потерь и убытков, то аналогичную процедуру вы можете провести, разбив каждую группу на более детальные подгруппы (участки или объекты изучения) и поискать уже слабые места в них.

5. Такую работу полезно проводить на постоянной основе, что даст возможность точно понимать: что, где и как происходит со средствами вашей компании.

Теперь про тонкости, особенности и риски:

Такую работу стоит автоматизировать и получать необходимую для анализа информацию по запросу, в любое время, на любое устройство, в любой точке, где может владелец находиться;

— Формы представления и система управления этой системой должна быть проста и понятна неподготовленному пользователю, а идеально – когда это все сделано специально под конкретного владельца!;

Обязательно надо вести БД (только так можно обрабатывать статистику и не терять много времени на постоянные и повторяющие запросы к финансовым системам);

Главное. Точность и актуальность информации. Невозможно принять хорошее решение на «плохих» данных. Это главный риск данной системы. Посему, чем больше вы исключите ручную работу в такой системе, тем быстрее и, главное, ПРАВИЛЬНЕЕ будут получаемые вами цифры!!!

Понятно, что описание короткое, но, если вы поймете суть подсказки – уверен, что заинтересованный владелец бизнеса сможет найти оптимальный путь реализации такой полезной системы.

Ну, а если не получается – обращайтесь к нам – всегда подскажем как делать или посоветуем к кому можно обратиться.